Kerap kali kita dihadapkan pada suatu pekerjaan membuat banyak surat, dimana data dalam surat tersebut dapat kita ambil dari spreadsheet semacam MS Excel ataupun Libre Office Calc. Beberapa mungkin dapat kita lakukan dengan meng-copy paste dari spreadsheet, tetapi metode ini sangat kurang efisien jika data yang harus dicopy sangat banyak ditambah lagi surat tersebut harus diberi nomor indeks yang berbeda satu sama lain. Meskipun nomor indeksnya berurutan, kita tetap harus mengetiknya satu-persatu di dokumen, berbeda jika secara otomatis diambil dari spreadsheet karena di situ dapat membuat nomor berurutan dengan sangat mudah.
Pada pengguna MS word di windows beberapa mungkin sudah mengetahui metode ini yaitu menggunakan mail merge. Untuk pengguna linux sayang sekali anda tidak dapat menggunakan MS Word untuk mail merge meskipun anda dapat menjalankan MS Word lewat emulator sejenis wine ataupun crossover. Jadi anda harus menggunakan word processor bawaan linux/ubuntu dalam hal ini yang akan dibahas yaitu Libre Office
Pada tutorial kali ini saya mengambil contoh sebuah data siswa dari sekolah A, dan disini akan dibuat Surat Keterangan Kelakuan Baik untuk seluruh data siswa tersebut. Dimisalkan telah tersedia sebuah file dari excel atau calc (spreadsheet yg mana saja tidak masalah)
Dengan Field yaitu: No. Surat, Nama, Tempat (lahir), Tgl Lahir, NIS, NISN dan ORTU (nama orang tua). Dengan data ini akan dibuatkan Surat Keterangan Kelakuan Baik dengan format sebagai berikut :
==================================================================
SURAT KETERANGAN KELAKUAN BAIK
Yang bertanda-tangan di bawah ini Kepala Sekolah A kabupaten B menerangkan bahwa :
- Nama : .......................................................................
- Tempat, Tgl Lahir : .......................................................................
- No Induk Siswa : .......................................................................
- NISN : .......................................................................
- Nama Orangtua : .......................................................................
Memang benar nama tersebut di atas selama menjadi siswa di sekolah A berkelakuan baik dan tidak pernah melanggar hukum maupun tata tertib sekolah.
Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
==================================================================
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah membuat database dari spreadsheet yang tersedia. Sebelum dilanjutkan, pastikan terlebih dahulu program LibreOffice Base sudah terinstal karena program ini tidak satu paket dengan instalan ubuntu yang terakhir pada saat tulisan ini dibuat, jadi anda perlu menginstallnya terlebih dahulu lewat Ubuntu Software Center
Saya kira tidak perlu saya jelaskan cara menginstalnya, dengan koneksi internet dan ubuntu software center tinggal anda cari dengan kata kunci LibreOffice base, anda akan menemukannya.
Berikutnya anda buka program ini, akan muncul database wizard, pilih connect to an existing database, pada dropdown pilih spreadsheet, lalu klik tombol next.
Klik tombol browse untuk menemukan lokasi file spreadsheet (xls,xlsx,ods dll) lalu klik finish, simpan filenya misalkan dengan nama datasiswa. Selanjutnya anda bisa menutup LibreOffice Base-nya.
Langkah selanjutnya yaitu membuat model suratnya atau template surat, program yang digunakan adalah LibreOffice Writer. Buatlah surat sesuai dengan kebutuhan dengan field dikosongkan. Untuk mengisi field tersebut, letakan kursor pada posisi yang sesuai, lalu klik menu Insert > Fields > Other atau tekan tombol Ctrl+F2, akan muncul jendela seperti dibawah, kemudian klik tombol Browse untuk menemukan lokasi database siswa tadi. Setelah database ditambahkan maka akan keluar nama database di bawah database selection, expand database sehingga muncul Sheet1, expand kembali sehingga muncul nama-nama field yang ada di spreadsheet (perhatikan gambar dibawah)
Klik field yang ingin dimasukan kemudian klik insert, close jendela, pindahkan kursor ke tempat lain insert field yang lainnya sehingga semua field masuk ke writer.
Jika sudah selesai semua simpanlah dokumen dalam format default Libreoffice Writer yaitu odt, jangan simpan ke format lain seperti doc atau docx, karena hal ini mungkin menyebabkan database tidak berfungsi.
Langkah terakhir terserah keinginan anda, mau dijadikan banyak dokumen/file atau jadi satu file dengan banyak halaman atau hanya ingin mencetaknya saja. Klik menu Tools > Mail Merge Wizard kemudian pilih Steps ke-8 yaitu Save, Print or Send.
Pilih Save Merged Document untuk menyimpan kedalam file yang baru yang sudah berisi Surat Keterangan untuk Seluruh siswa atau Print Merged Dokumen untuk mencetaknya saja..
Dengan tips ini semoga bermanfaat terutama buat pegawai yang mengurusi banyak orang, dan sebuah saran dari saya, dalam menyimpan data di spreadsheet sebaiknya diatur dengan field yang memanjang, sehingga lebih mudah dibaca oleh database. Sebuah semboyan yang perlu diingat buat para pegawai/operator "Write Once, Use Anywhere", jadi sebuah data cukup diketik sekali saja dan digunakan untuk dimana saja...
Pilih
Klik field yang ingin dimasukan kemudian klik insert, close jendela, pindahkan kursor ke tempat lain insert field yang lainnya sehingga semua field masuk ke writer.
Jika sudah selesai semua simpanlah dokumen dalam format default Libreoffice Writer yaitu odt, jangan simpan ke format lain seperti doc atau docx, karena hal ini mungkin menyebabkan database tidak berfungsi.
Langkah terakhir terserah keinginan anda, mau dijadikan banyak dokumen/file atau jadi satu file dengan banyak halaman atau hanya ingin mencetaknya saja. Klik menu Tools > Mail Merge Wizard kemudian pilih Steps ke-8 yaitu Save, Print or Send.
Dengan tips ini semoga bermanfaat terutama buat pegawai yang mengurusi banyak orang, dan sebuah saran dari saya, dalam menyimpan data di spreadsheet sebaiknya diatur dengan field yang memanjang, sehingga lebih mudah dibaca oleh database. Sebuah semboyan yang perlu diingat buat para pegawai/operator "Write Once, Use Anywhere", jadi sebuah data cukup diketik sekali saja dan digunakan untuk dimana saja...
0 komentar:
Posting Komentar